Cómo utilizar Outlook Scheduling Assistant

Organizar reuniones o reservar salas de conferencias no son necesariamente actividades que disfruta. Outlook tiene formas de manejar esto por usted, así que no dude en aprender a usar Outlook Scheduling Assistant.

Supongamos que tiene la tarea de planificar una reunión con varios asistentes. Establece la reunión y la envía sin tener ninguna forma de asegurarse de que todos puedan asistir. Que pasa despues?

En lugar de terminar con varias respuestas que le dicen que no están disponibles o que le gustaría proponer un nuevo horario, deje que Scheduling Assistant haga el trabajo pesado.

¿Cómo puedo utilizar Outlook Scheduling Assistant??

1. Descubra el Asistente para programación de Outlook

1. En panorama, hacer clic Calendario en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
2. Desde el Pestaña Inicio, en la parte superior izquierda de la pantalla, haga clic en el Icono de nueva reunión.
3. Seleccione Nueva reunión de la lista desplegable.
4. A continuación, aparece una nueva ventana. Desde el Ficha reunión, Seleccione Asistente de programación.
5. Ahora es el momento de ingresar descripción de la reunión en el Cuadro de texto de título.
6. En el Cuadro de texto obligatorio, introducir el dirección de correo electrónico de cada asistente requerido para asistir a la reunión.
7. En Outlook 2016 y 2013, ingrese el asistentes en el Al campo y el sala de conferencias quieres reservar bajo el Campo de recursos.
8. También ingrese el comienzo y Fin de los tiempos. Desde el Lista de horarios sugeridos, elija la hora deseada o haga ajustes a su hora y fecha para encontrar una hora que funcione para todos.
9. En el Cuadro de texto de ubicación, introducir el habla a o habitación entumecidar donde se llevará a cabo la reunión.
10. A continuación, en el Área de mensajes, ingrese cualquier notas sus asistentes necesitarán saber antes de la reunión, como cualquier instrucciones especiales o la Agenda.
11. Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en Enviar.

Nota: Cuando envía una invitación a una reunión en Outlook, la invitación incluye una solicitud de respuesta y le da al destinatario la opción de sugerir una nueva hora para la reunión.

2. ¿Cómo puedo exportar Outlook Scheduling Assistant a Excel??

1. Abierto panorama E ir a Expediente.
2. Ir Abrir e importar y el Asistente de importación / exportación abrirá.
3. Seleccione Exportar a un archivo.
4. Hacer clic próximo continuar.
5. En el Exportar a un diálogo de archivo, Seleccione Valores Separados por Comas.
6. Luego, haga clic en próximo.
7. Ahora, seleccione Calendario desde Archivo de datos de Outlook.
8. Hacer clic próximo una vez más.
9. Cuando el Exportar a un cuadro de diálogo de archivo muestra, haga clic en el Botón Examinar. Aquí puede seleccionar el destino del archivo.
10. Elija el destino donde se puede guardar el archivo. Nombre el archivo y haga clic en Okay para cerrar el diálogo.
11. Cuando el Exportar a un cuadro de diálogo de archivo se muestra de nuevo, pulsa próximo continuar.
12. Luego, haga clic en Terminar para exportar su calendario de Outlook.
13. Outlook exporta el calendario especificado como un archivo CSV. Ábralo con Microsoft Excel y luego guarde el archivo como libro de trabajo.

Si está buscando una forma de compartir su Asistente de programación de Outlook con otros, puede exportar su calendario a Excel y luego importarlo a la carpeta de calendario de Outlook de otros siguiendo los pasos anteriores..

3. ¿Cómo puedo establecer una zona horaria para una reunión o cita en Outlook??

Tenga en cuenta que cuando crea nuevas reuniones o citas, Outlook utiliza la zona horaria predeterminada en sus preferencias de Outlook para Calendario. Esto no significa que no pueda especificar una zona horaria diferente para un evento mientras lo está creando..

Para mostrar el Selector de zona horaria, en cualquiera de los Ficha Reunión del organizador o la Pestaña de citas, hacer clic Zonas horarias. Allí, especifique la zona horaria precisa del evento..

Si las versiones anteriores de Outlook para Mac pueden mostrar solo dos zonas horarias, en la versión más reciente de Outlook para Mac para Office 365 y Outlook 2019 se pueden mostrar no menos de tres zonas horarias distintas en el Calendario.

¿Deseas descargar calendarios de Outlook? Descubra cómo se hace aquí!

Este artículo le mostró cómo usar Outlook Scheduling Assistant, exportarlo a Excel y establecer la zona horaria para una reunión o cita en Outlook. Fácil, correcto?

Solo recuerde que las instrucciones se aplican a Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013.

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